Atualmente, o Google Desktop Search trabalha apenas com o texto inteiro de e-mails localizados no Microsoft Outlook ou no Outlook Express, além de conteúdos gravados no formato TXT, HTML, documentos do word, do Excel e de arquivos Powerpoint, assim como resultados de Chat ocorridos no âmbito do provedor AOL, e um extrato simplificado das páginas WEB visitadas por meio do Internet Explorer. Conteúdos que façam parte de arquivos no formato PDF deverão ser incluídos nas futuras versões (por ora, apenas o nome desses arquivos é indexado).

O aplicativo é muito fácil de baixar e de instalar. Para baixá-lo, clique aqui. Instalado o programa, ele inicia a indexação de todo o conteúdo disponível

no HD. Esta tarefa pode levar horas para a grande maioria dos hard disks domésticos. Após a primeira varredura completa do HD, o processo de indexar ocorrerá sempre que novos links e arquivos forem acrescentados, ou o sistema de mensagens for atualizado. Todavia, o automatismo dessas operações só é disparado quando o computador fica ocioso por mais de 30 segundos, para evitar a lentidão do equipamento quando utilizado em outras atividades. E, por questões de privacidade e de segurança, o resultado ordenado da procura fica residente apenas no desktop do usuário. 

Para colocar em funcionamento a aplicação, basta um clique no ícone espiralado e colorido do Google Desktop Search, localizado na parte inferior direita da tela de seu micro. O clique abrirá uma página de busca normal do Google, mas que inclui a opção de procura no desktop.

A busca por e-mails, por exemplo, é de grande utilidade. Pode-se mesmo abandonar a memorização do folder em que foi salva a mensagem destinada a Pedro Paulo, tendo por referência João, por exemplo. Ao proceder à procura por Pedro e João, você encontrará todas as mensagens relevantes e relacionadas à correspondência trocada entre eles. Pode-se ler e responder a qualquer dos e-mails revelados pela procura. É uma facilidade que poupa um tempo considerável, sobretudo quando necessário o acompanhamento diário de um vasto número de mensagens.

Na tela de procura referida ao Cronograma de Atividades existem três links: Preferências do Google Desktop, Pesquisa Avançada, e Remover Eventos. O primeiro permite que o usuário escolha os tipos de arquivo que deseja indexar, além dos disponíveis (existe até a possibilidade de instalação de plug-ins para a indexação de arquivos GDS, arquivos do Google Earth etc.). A Pesquisa Avançada é uma facilidade que viabiliza a pesquisa no desktop por tipo de arquivo, por palavras, e por período (há uma semana atrás ou a partir de tal data, por exemplo). Finalmente, a opção Remover Eventos permite a exclusão de determinados resultados da relação de itens pesquisados. Se o usuário compartilha o seu desktop com terceiros, talvez seja de seu interesse eliminar da indexação o histórico de visitas a websites específicos. 

Por default, o Google Desktop Search coleta uma quantidade limitada de informações não-pessoais de seu computador e as remete ao Google. O processo inclui informações consolidadas, como o número de pesquisas que você realiza e o tempo que leva para você observar os resultados. Você pode autorizar a remessa dessas informações durante o processo de instalação do programa ou mesmo excluí-las do envio, posteriormente, por meio do preenchimento dos campos específicos e que constam da tela cujo acesso  ocorre por meio do link Preferências do Desktop (tela principal da aplicação). De acordo com a Política de Privacidade do Google, nenhuma informação de identificação pessoal, como nome ou o endereço do usuário, serão enviadas ao Google sem a sua explícita autorização. 

Devido à imensa popularidade do Google como mecanismo de busca, é natural que muitos usuários optem pelo Google Desktop Search, ao invés de outros programas similares, como o Copernic e o Hotbot. O motivo é simples: desejam  incluir, em seu equipamento doméstico, as mesmas facilidades e precisão de resultados do sistema de busca a que estão acostumados a utilizar no ambiente Internet.

Nota: este artigo se baseou na versão em inglês do texto elaborado por Nowshade Kabir, Ph. D. in Information Technology e CEO da Rusbiz.com, divulgado no endereço http://www.direct-patent.com/3875.php

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